Kansainväliset konferenssit ja kansalliset seminaarit
Hakuajat
Vuosittain järjestetään kaksi hakua: lokakuussa ja helmi- maaliskuussa. Konferenssiavustusta voidaan myöntää kolmelle vuodelle. Päätökset tehdään helmikuun alussa ja toukokuun alussa.
Hakemus
tutustu lomakkeeseen (PDF)
Avustushakemus tehdään TSV:n verkkosivuilla olevaan sähköiseen hakemustietokantaan, johon hakijan on ensin rekisteröidyttävä. Rekisteröinnin jälkeen TSV lähettää tunnuksen tietokantaan kirjautumista varten. Rekisteröinnit käsitellään manuaalisesti, joten rekisteröitymiseen tulee varata aikaa vähintään yksi työpäivä. Huom! Tunnus on pyydettävä viikkoa ennen hakuajan umpeutumista. Tietokanta avautuu hakuajan alkaessa ja sulkeutuu hakuajan päättyessä. Hakemusta on mahdollista täydentää tietokantaan hakuajan puitteissa. Myös liitteet (talousarvio, tapahtuman ohjelma sekä tiedot puhujista) tulee toimittaa sähköisesti. Sähköisen hakemustietokannan käyttö edellyttää, että selain tukee javascriptiä ja sallii evästeet.
Hakemuksen huolellinen täyttäminen ja tallentaminen helpottaa päätöksentekoa ja tukee hakijoiden tasa-arvoista kohtelua.
Mihin ja miten avustusta on mahdollista saada?
Etusijalla ovat kansainvälisten tieteellisten järjestöjen toistuvat konferenssit, joita suomalaiset omalla vuorollaan järjestävät Suomessa. Merkittävä osa kuluista tulee kattaa osallistumismaksuilla. Poikkeustapauksissa harkinnanvaraisesti voidaan hyväksyä myös muu omarahoitus. Tällöin hakijan on selkeästi osoitettava muu rahoitus, jonka käyttämisestä järjestäjät voivat päättää. Budjetin tasapainoisuuteen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Mikäli konferenssin lopputulos on ylijäämäinen, avustus on palautettava.
Valtionavustusta myönnetään ensisijaisesti ulkomaisten esitelmöitsijöiden matkakuluihin. Kansainvälisiä konferensseja varten voidaan lisäksi myöntää tukea vuokra-, sihteeristö- ja postituskuluihin. Avustusta myönnetään esitetyn talousarvion perusteella. Avustusta myönnetään vain Suomessa järjestettäviin tapahtumiin. Poikkeuksen tästä muodostavat Suomen kulttuuri- ja tiedeinstituuttien yhteydessä järjestettävät konferenssit ja seminaarit.
Avustusta haettaessa on oltava valmiina konferenssin tai seminaarin alustavat talousarvio ja ohjelma. Hakemuksesta tulee ilmetä, että taloudellinen suunnittelu on vakaalla pohjalla. Myös kutsuttavat puhujat on oltava tiedossa. Lisäksi hakijan on esitettävä lyhyt kuvaus siitä, mikä on tapahtuman merkitys omalle tieteenalalle, suomalaiselle tiedeyhteisölle ja kansainväliselle tiedeyhteisölle.
Tuettavien kansallisten tieteellisten seminaarien, työpajojen ja muiden kokousten tavoitteena on vahvistaa tieteellistä tutkimusta, edistää tutkimuspoliittista keskustelua sekä lisätä tutkijoiden yhteyksiä sidosryhmiinsä. Rahoitusta voidaan osoittaa myös sellaisten tilaisuuksien järjestämiseen, joiden tavoitteena on selvittää jonkin tutkimusalan tilaa, tutkimustarvetta, tutkijakapasiteettia ja tutkimusohjelmien tarvetta.
Rahoitusta ei pääsääntöisesti myönnetä seuraaviin tarkoituksiin:
- kansalliset seminaarit, joissa ei ole ulkomaisia puhujia
- tutkimushankkeiden sisäiset työseminaarit
- kansainvälisten järjestöjen vuosikokoukset
- kansainvälisten tutkimushankkeiden valmisteluun tähtäävät työkokoukset
- ulkomailla järjestettävät konferenssit
- tutkijakoulutuskurssit ja -kesäkoulut
- konferenssit, joiden järjestelyt ovat niin alussa, että ohjelmaa ei ole saatavissa tai kutsuttavat puhujat eivät ole tiedossa
Raportointi
Valtionavustuksen käytöstä raportoidaan täyttämällä sähköinen tiliselvityslomake rahoitusaikaa seuraavan vuoden huhtikuun 15. päivään mennessä. Selvityksen tulee perustua tilinpäätökseen. Tilinpäätös toimitetaan tiliselvityksen liitteenä. Mikäli konferenssiin tulot lopullisessa tilinpäätöksessä ovat suuremmat kuin menot, on ylijäämästä palautettava myönnettyä avustusta vastaava osa.
Lisätietoja
Puh. (09) 228 69 238 (Georg Strien) sähköposti: avustukset@tsv.fi
