Vuosiraportointi

Toimintatuen varsinainen raportointi tapahtuu sähköiseen tietokantaan rahoitusvuotta seuraavan vuoden maaliskuun 31. päivään mennessä. Tähän mennessä tulee palauttaa myös loput käyttämättä jääneestä toimintatuesta.

Raportointitietokannan aloitussivulla on yhteenveto kaikista kansalliskomitean saamista toimintatuista. Itse raportointilomakkeelle pääsee myöntöpäätöksen yhteydessä olevaa "raportoi" -painiketta käyttäen. Jokaisesta myöntöpäätöksestä täytetään oma raportointilomakkeensa. Suurin osa raportin perustiedoista tulee suoraan hakutietokannasta. Raportoijan tehtäväksi jää lähinnä täyttää lomakkeelle toteutunut tuen käyttö ja liittää mukaan tarvittavat liitedokumentit. Palautuksia maksettaessa viestikenttään tulee lisätä viitetiedoksi myöntöpäätöksessä oleva TAJ-alkuinen päätösnumero. Raportti tulee täyttää yhden istunnon aikana ja valmis raportti tulee tallentaa tietokantaan. Onnistuneesta raportin tallennuksesta tulee automaattinen sähköpostiviesti kansalliskomitean yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen.

Toimintatuen raportointi. Raportoinnin tulee perustua kansalliskomiteassa pidettyyn kirjanpitoon ja sen pohjalta tehtyyn tilinpäätökseen. Tilinpäätöksen eli tuloksen ja taseen lisäksi raportoinnin liitteenä toimitetaan pääkirja kansalliskomiteatoiminnan tuloista. Tositteita ei toimiteta raportoinnin ohessa, vaan vastuu niiden säilyttämisestä on kansalliskomitealla. Tositteiden tulee olla tarkistettaessa pyynnöstä. Seuran yhteydessä toimivan kansalliskomitean talouden tulee olla selkeästi eriytettävissä tieteellisen seuran taloudesta.

Raportointi toiminnasta. Toimintatuen raportoinnin lisäksi kansalliskomiteat raportoivat vuosittain toiminnastaan silloinkin, kun kyseisenä vuonna toimintatukea ei ole myönnetty. Toiminnasta raportoidaan raportointietokannan kautta lisäämällä raportin liitteeksi kansalliskomitean toimintakertomus. Mikäli komitealle on myönnetty toimintatukea, lähetetään jokaisen tehdyn matkan osalta myös matkakertomukset.