Ansökningsanvisning

Den sökande av understödet är alltid en registrerad vetenskaplig förening (senare används benämningar sällskap eller samfund).

ANSÖKNINGSBLANKETT

  • Öppnas på första ansökningsdagen 1.9 på VSD:s nätsidor.
  • Kan kompletteras under hela ansökningstiden fram till 30.9
  • Användning förutsätter registrering till tjänsten. Lösen ska begäras senast en vecka innan ansökningstiden går ut.Om en gammal lösen finns kvar, används den. Efter registreringen skickar VSD lösen till den kontaktperson som samfundet har uppgett
  • Användarnamn är samfundsspecifika. Om samma person sköter flera samfunds understödsansökningar, måste varje samfund registreras skilt
  • Webbläsaren måste tillåta Javascript, pop-up fönster och cookies (under sessionen)
  • Nätblankettens information kan skrivas ut innan ansökningen skickas in
  • Nättjänsten stängs efter att ansökningstiden har gått ut

LÄNK TILL REGISTRERINGEN

Ansökningen bör innefatta en fylld ansökningsblankett och för varje understödsobjekt en fylld specifikationsblankett (specifikationsblankett för publikationsverksamhetens understödsobjekt eller specifikationsblankett för den internationella verksamhetens understödsobjekt) samt de begärda bilagorna. En ofullständig ansökan tas inte i beaktande.

SÄNDANDE AV BILAGORNA  

Till ansökningen bifogas:

  • Det sökande samfundets berättelse för föregående verksamhetsår
  • Resultat- och balansräkning (Om resultaträkningen inte är gjord med ett bokföringsprogram, bör kvitton angående publikationsverksamheten bifogas)
  • Revisionsberättelse eller verksamhetsgranskningsberättelse
  • Det sökande samfundets stadgar
  • En utredning över alla understöd för publikationsverksamhet beviljade av staten under de 5 föregående åren, deras summor samt användningsändamål
  • Provexemplar av de periodiska publikationerna, om publikationen inte är öppet tillgänglig på nätet (1 st.)
  • Av nya ansökare dessutom det sökande samfundets stadgar (1 st.)

Bilagorna skickas elektroniskt med en nätblankett i samband med ansökningen. Endast den tryckta provpublikationen skickas i ett exemplar till adressen:

Vetenskapliga samfundens delegation
Kirsi Siitonen
Snellmansgatan 13
00170 Helsingfors

Mer information ger:

publikationsstöd och stöd för internationell verksamhet: vetenskapssekreterare Kirsi Siitonen, tfn (09) 228 69 269, kirsi.siitonen(at)tsv.fi

 

ANSÖKNINGSBLANKETTENS IFYLLNINGSANVISNING

Bekanta dig med blanketten PDF icon ansökan_sv_2016.pdf

Alla efterfrågade tal bör vara heltal utan tusentalsavgränsare. Systemet godkänner endast siffror.

Kommission Välj endast en kommission.

Sökande Adressuppgifter dit beslutet önskas (adresserat till kontaktpersonen). E-postadressen är kontaktpersonens e-post och internethemsidan det sökande samfundets hemsida. OBS! Om kontaktpersonen byts under understödsåret, ska den nya personens kontaktuppgifter meddelas till adressen kirsi.siitonen(at)tsv.fi.

Tjänstemän Namn och uppgift/position skrivs för de tjänstemän som har namnteckningsrätt i föreningen. Avlönings- och arvodesgrunder angående alla samfundets tjänstemän antecknas.

Medlemskåren och medlemsavgiften antecknas i enlighet med ansökningstidpunkten.

Medlemskap i andra samfund vid ansökningstidpunkten De nationella och internationella vetenskapliga organisationer som samfundet hör till antecknas i prioritetsordning.

De begärda bilagorna skickas elektroniskt från nätblankettens förstasida.

 

SPECIFIKATIONSBLANKETT FÖR PUBLIKATIONSVERKSAMHETENS UNDERSTÖDSOBJEKT

Vid intäkter och kostnader anges talen med en cents noggrannhet med hjälp av decimaltecken (kommatecken eller punkt). För övriga tal används heltal.

Understöd söks antingen för en periodisk tidskrift eller en monografiserie. I fältet Publikationsseriens namn antecknas alltid seriens namn. Delens nummer eller årgång antecknas inte. (Namn på enskilda delar som ingår i monografiserien kan antecknas under tilläggsuppgifter). För varje tidskrift eller serie ifylls en egen blankett.

Kryssa för den publikationstyp du söker understöd för. Om du söker understöd för både den tryckta versionen och den parallella nätversionen av samma publikation, kryssa för båda punkterna. Uppgifter om den tryckta publikationens parallella nätversion anges även då ansökningen endast gäller den tryckta publikationen.

Vid de tryckta periodiska publikationerna (= tidskrifter och årsböcker) anges årgångens sidantal i siffror (inga andra tecken i fältet). Beträffande det innevarande året och understödsåret kan sidantalen vara uppskattningar. I fråga om en periodisk publikation anges även upplagan (upplaga på ett nummer). Om tidskriften eller årsboken endast utkommer vartannat år, anges uppgifter från de år den utkommer. I tilläggsuppgifterna lönar det sig att nämna hur det ansökta understödet fördelas under den tvååriga perioden, och om pengar ansöks varje eller vartannat år.

Monografiseriens totala antal sidor fås då sidantalet av varje del i serien multipliceras med upplagan och dessa tal adderas. Beträffande det innevarande året och understödsåret kan upplagorna vara uppskattningar. Talet anges i siffror (inga andra tecken i fältet).

Med den tryckta periodiska publikationens eller monografiseriens parallella version menas en publikationsserie med samma innehåll som utkommer på nätet. Öppet läsbar är fritt tillgänglig för alla på nätsidan, och prenumerationsbaserad är tillgänglig via en licensierad nättjänst, såsom Elektra. Publikationsseriens nätadress anges.

I fråga om en tidskrift eller monografiserie som enbart eller mestadels utkommer på nätet ifylls endast punkten Nätpublikation, där nätadressen, sidantalen samt för tidskrifters och årsböckers del även artikelantalen anges.

Utgivarens åtgärder för att främja öppen tillgång är en förutsättning för beviljande av statsbidraget. Öppen publicering kan främjas antingen genom att publicera hela serien eller dess vetenskapliga delar gratis på nätet, eller genom att tillåta parallellpublicering av artiklarna eller deras manuskript i universitetens och/eller forskningsanstalternas publikationsarkiv.  För parallellpubliceringen ansvarar skribenten. Utgivarnas policy kring parallellpublicering sparas i den internationella databasen SHERPA/RoMEO, varifrån skribenterna enkelt kan granska vilken version av texten de får parallellpublicera. Uppgifterna kan meddelas via den finskspråkiga, till finländska förläggare riktade blanketten på sidan http://openaccess.jyu.fi/lupalomakepohjia/sherpa-romeoÄven för helt öppna tidskrifter lönar det sig att tillkännage sin parallellpubliceringspolicy. Öppenhet kan verkställas med en fördröjning, dvs. ett embargo. Enligt EU:s rekommendationer är fördröjningen högst 6 månader inom naturvetenskaper och 12 månader inom humaniora och samhällsvetenskaper. Obs! Publicering i Elektra är inte öppen publicering eftersom Elektra endast är tillgänglig på institutioner som skaffat licens. För tidskrifter som erhåller Elektra-ersättningar är parallellpublicering av kollegialt granskade manuskript en av Kopiosto godkänd form av öppenhet. 

Tryckarbeten måste konkurrensutsättas med minst tre års mellanrum så att de hålls måttliga. Om krav angående innehållet (t.ex. kartsidor) begränsar konkurrensutsättningen, uppges detta i tilläggsuppgifterna. 

Som sakkunnigförfarande bör kollegial granskning tillämpas i publikationerna, vilket för tidskrifter gäller åtminstone de vetenskapliga artiklarna. De som använder märket för kollegial granskning väljer alternativet ”Serien använder märket för kollegial granskning”. Andra redogör för sakkunnigförfarandet i ord, t.ex. ”Blind granskning utförd av två sakkunniga”. Avslagsprocenten kan beräknas på olika sätt: erbjudna texter / avslagna texter eller texter skickade till kollegial granskning / avslagna texter. Tiden för vilken procenten beräknas kan också variera. I ord redovisas hur avslags- eller publiceringsprocenten har beräknats. Ett villkor för erhållande av statsbidrag är även att erbjudande av manuskript är öppet, d.v.s. att understöd inte kan beviljas publikationer vars material insamlas regelbundet genom sluten kallelse (t.ex. publikationer som grundar sig på seminarier för inbjudna gäster).

Distributionen bör rapporteras för varje år. Det innevarande årets samt understödsårets uppgifter är uppskattningar. Uppgifterna är specifika för den periodiska publikationen/serien. Beträffande monografiserier uppges medeltalen om de bokspecifika distributionsuppgifterna varierar. Fyll i fälten endast med sifferuppgifter. Använd inte tusentalsavgränsare. (Rätt skrivsätt: 2500). Det föregående årets uppgifter bör grunda sig på uppgifter i verksamhetsberättelsen. Ifall det något år inte har utkommit något nummer alls, nämns detta under tilläggsinformationen. OBS! Fr.o.m. år 2017 är en för stor upplaga för tidskrifter och årsböcker en minskande faktor vad gäller statsbidrag. Om det av upplagan blir över 50 st. för lösnummerförsäljning och på lager, framförs motivering för upplagans storlek i fältet Tilläggsutredning över upplagans storlek.

Prenumerationspriserna är sifferuppgifter och allt ska ifyllas. Även 0 går.

Med intäkter menas hela seriens intäkter, varför även seriens äldre delars försäljnings- och licensintäkter under understödsåret uppges. Intäkterna bör fyllas i för varje år; det föregående året grundar sig på bokslutet och det innevarande samt understödsåret är uppskattningar. Ifall det något år inte har utkommit något nummer alls, nämns detta i tilläggsinformationen. Den del av medlemsprenumerationer eller medlemsavgifter som intäktsförs till publikationsserien anges antingen i Prenumeration och försäljning eller i Övriga intäkter. Den av medlemsavgifter till publikationsserien fördelade andelen uppskattas enligt hur stor del publikationen är av samfundets till medlemmar erbjudna tjänster och/eller förmåner. Även öppna publikationer måste ha någon annan intäkt än statsbidrag.

Statsbidrag som erhållits under föregående och innevarande år och som nu ansöks antecknas under intäkter i sin egen punkt. Enligt Europeiska Unionens konkurrensbestämmelser är målet att det offentliga stödet i regel inte överskrider 30 % av kostnaderna. I punkten Övriga understöd anges andra understöd och stipendier. Om understödet/stipendiet har beviljats för annan verksamhet utöver publikationsverksamhet eller om det fördelas på flera år, nämns detta i Utredning-rutan.

Slutsummorna räknas automatiskt på nätblanketten. Ifall automatisk räkning inte genomförs i din webbläsare, behöver du inte bry dig om det. Uppgifterna antecknas med siffror med en cents noggrannhet. Decimaltecknet kan vara komma (,) eller punkt (.). Använd inte någon tusentalsavgränsare (inte punkt eller mellanrum) eller andra extra tecken.

OBS! Tidskrifter som deltar i Kotilava-pilotprojektet anger i punkten Övriga intäkter 2018 en uppskattning av intäkter som fås från Kotilava-konsortiet. Om konsortiet inte grundas under hösten 2017, bes VSD:s behandlare att ändra detta tal till noll. I punkten Utredning över övriga intäkter och understöd antecknas att tidskriften deltar i Kotilava-projektet. (Mer information om Kotilava riitta.koikkalainen@helsinki.fi)

Kostnader I samfundets bokslut ska publikationsverksamhetens kostnader och intäkter redovisas separat från samfundets övriga verksamhet, och olika seriers intäkter och kostnader ska åtskiljas så att verifiering av de i ansökningen och redovisningen angivna uppgifterna är möjligt. Ifall seriespecifik specificering av bokföringsskäl inte är möjlig, skickas som bilaga till ansökningen ett huvudboksutdrag, varav seriespecifika kostnader och intäkter framgår. Ett annat alternativ är att från samfundets egen revisor beställa ett skilt utlåtande om att statsbidraget har använts i enlighet med anvisningarna och avtalet. En mall för utlåtandet fås på begäran av publikationschefen. Utgivaren svarar för utlåtandets kostnader.

I punkten Övriga kostnader kan kostnader som direkt hänför sig till den i understödsbeslutet individualiserade publikationsverksamheten fördelas, såsom lokalkostnader som krävs för redaktörens/redaktionssekreterarens arbete. Dylika administrativa kostnader kan fördelas här i samma proportion som publikationsverksamhetens kostnader motsvarar samfundets totala kostnader. Alltså om den understödda publikationsseriens kostnader är 70 % av samfundets alla kostnader, kan administrativa kostnader (såsom bank-, bokförings- och revisionskostnader) fördelas här som 70 %. De fördelade administrativa kostnadernas andel får likväl inte överstiga 15 % av den understödda publikationsverksamhetens kostnader. I punkten Utredning över övriga kostnader antecknas vilka administrativa kostnader har fördelats till övriga kostnader. OBS! Till övriga kostnader kan inte fördelas samfundets alla allmänna kostnader, t.ex. inte VSD:s medlemsavgift, utflyktskostnader eller stipendiefonders förvaltningskostnader. Här finns två exempel på beräkning av administrativa kostnader: FileHallinnollisten kulujen_jyvitysmalli2017.xlsx

Kostnadernas och intäkternas slutsummor bör vara motsvarande för understödsåret. Nätblankettens program anmärker om slutsummorna inte överensstämmer.

OBS! Om utgivaren har under ansökningsåret fyllt i en redovisning för serien i fråga, ska i ansökningen antecknas för föregående års del de i redovisningen uppgivna eller de i samband med redovisningen eventuellt korrigerade intäkts- och kostnadstalen.

Uppgifterna anges med en cents noggrannhet. Decimaltecknet kan vara ett kommatecken (,) eller en punkt (.).  Använd inte någon tusentalsavgränsare (inte punkt eller mellanrum) eller andra extra tecken. 

Andra publicerande sammanslutningar: I gemensamt bekostade (andra förläggare i Finland eller utomlands) seriers fall ska partnerns roll (andel av kostnaderna och intäkterna mm.) synas tydligt. VSD ber vid behov om tilläggsinformation.

Ansökningens motivering och tilläggsinformation kortfattat vid behov. Här kan man komplettera uppgifter i tidigare fält eller berätta om publikationsserien har utvecklingsplaner eller något annat sådant, för vars skull det ansökta understödet har höjts. Här lönar det sig att framföra motiveringar om det i monografiserien endast utges dissertationer, då stödet inte rekommenderas att styras till publicering av dissertationer utan särskild orsak, t.ex. illustrationskostnader som blir alltför betungande för disputanden.

 

SPECIFIKATIONSBLANKETT FÖR DEN INTERNATIONELLA VERKSAMHETENS UNDERSTÖDSOBJEKT

Understöd kan sökas för internationella vetenskapliga organisationers medlemsavgifter. Dessutom beviljas stöd för resekostnader för de internationella vetenskapliga organisationernas finländska styrelsemedlemmar samt för de internationella publikationernas finländska redaktionsrådsmedlemmar. Det ansökta beloppet anges i hela euro utan tusentalsavgränsare.

I punkten Internationella samfunds medlemsavgifter kan ansökta understöd för fem olika internationella organisationers medlemsavgifter anges på samma specifikationsblankett. Om alla ansökta understödsobjekt för den internationella verksamheten inte ryms på samma blankett, kan en ytterligare blankett fyllas i. Till det belopp som anges som medlemsavgift kan de bankkostnader som krävs vid internationell betalning tilläggas. Andra administrativa kostnader kan inte fördelas till detta understöd.

De internationella vetenskapliga organisationernas styrelsemedlemmars eller publikationernas redaktionsrådsmedlemmars resekostnader kan ansökas för fyra olika objekt på samma specifikationsblankett.

I punkten Det internationella samfundets/publikationens namn anges namnet på det internationella samfundet eller den internationella publikationen.

I fältet Fötroendeuppdrag anges i vilken egenskap personen reser (t.ex. ”medlem i tidskriftens redaktionsråd”). Obs! Här uppges resenärens position inom den internationella organisationen / redaktionsrådet, inte inom det finländska samfundet.

I fältet Resmål antecknas den stad eller det land där mötet hålls. Om platsen inte är känd, meddelas så precisa uppgifter som vid ansökningstiden är möjligt i fältet Tilläggsuppgifter, åtminstone den världsdel där mötet ordnas.

De ansökta resekostnaderna innefattar flyg och hotell för 1-2 nätter. Understödet täcker inte dagpenningar eller eventuella deltagaravgifter för kongresser då mötet ordnas i samband med en kongress.

Medlemskap och ställföreträdarskap nämns i samfundets verksamhetsberättelse. Medlemsavgifts- och resekostnader ska bokföras i resultaträkningen på så sätt att kostnaderna som angivits i redovisningen kan verifieras.

De ansökta beloppen anges i hela euro utan tusentalsavgränsare.

 

Uppdaterad 31.8.2017 15.53