VSD:s, TJNK:s och TENK:s kontaktregister

Denna dataskyddsbeskrivning informerar de registrerade om det gemensamma kontaktregistret för Vetenskapliga samfundens delegation (VSD), Delegationen för informationsspridning (TJNK) och Forskningsetiska delegationen (TENK), i enlighet med artiklarna 12–22 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679).

1. Gemensamt personuppgiftsansvariga

Vetenskapliga samfundens delegation (VSD)
Delegationen för informationsspridning (TJNK)
Forskningsetiska delegationen (TENK)
Kyrkogatan 6
00170 Helsingfors, Finland

2. Kontaktpersoner

Vetenskapliga samfundens delegation (VSD)

Dataskyddsteamet
tietosuoja [at] tsv.fi (tietosuoja[at]tsv[dot]fi)

Delegationen för informationsspridning (TJNK)

Generalsekreterare Reetta Kettunen
Kyrkogatan 6
00170 Helsingfors, Finland
reetta.kettunen(at)tjnk.fi
+358 40 733 5935

Forskningsetiska delegationen (TENK)

Generalsekreterare Sanna-Kaisa Spoof
Kyrkogatan 6
00170 Helsingfors, Finland
sanna-kaisa.spoof(at)tenk.fi
+358 50 594 1909

3. Personuppgiftsbiträde

Gruppo Oy
FO-nummer: 2190176-4
Lotsgatan 37
00150 Helsingfors, Finland

4. Det gemensamma registrets namn

Gemensamt kontaktregister för Vetenskapliga samfundens delegation, Delegationen för informationsspridning och Forskningsetiska delegationen

5. Rättslig grund och ändamål för behandlingen av personuppgifter

Personuppgifterna i registret behandlas på följande rättsliga grunder enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR):

Den registrerades otvetydiga samtycke
Ett avtal med den registrerade
Den personuppgiftsansvariges berättigade intressen

Personuppgifterna i registret används för att upprätthålla kontaktuppgifter till förtroendevalda, samarbetspartner, andra intressentgrupper och mediekontakter för Vetenskapliga samfundens delegation (VSD), Delegationen för informationsspridning (TJNK) och Forskningsetiska delegationen (TENK) samt för kommunikation med dessa.

Personer som ingår i det gemensamma registret kan få information om VSD:s, TJNK:s eller TENK:s verksamhet som bedöms vara relevant för deras arbetsuppgifter, såsom pressmeddelanden och inbjudningar till evenemang. Det gemensamma registret omfattar dessutom separata kund- och medlemsregister, register över nyhetsbrevsprenumeranter och andra register. Personuppgifterna i dessa register behandlas för de ändamål som anges i respektive dataskyddsbeskrivning. Dataskyddsbeskrivningarna för VSD, TJNK och TENK finns i menyn till vänster på denna sida.

6. Personuppgifter som behandlas

Följande personuppgifter kan lagras i registret:

Den registrerades namn
Organisation och avdelning
Befattning inom organisationen
Andra relevanta uppgifter som anknyter till den registrerades arbetsuppgifter (t.ex. tjänstledighet, vikarie, tidsbegränsad anställning eller sekreterarens kontaktuppgifter)
E-postadress
Postadress
Telefonnummer

7. Regelmässiga källor till personuppgifter

Personuppgifterna i registret erhålls direkt från de registrerade eller samlas in från offentligt tillgängliga källor.

8. Överföring av uppgifter till andra tjänster

Personuppgifterna i registret överförs inte till andra tjänster.

9. Regelmässigt utlämnande av personuppgifter och överföring utanför EU/EES

Som huvudregel lämnas personuppgifter inte ut till tredje parter. Om personuppgifter lämnas ut anges detta i den relevanta dataskyddsbeskrivningen. De personuppgiftsansvariga överför inte personuppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

10. Lagringstid för personuppgifter

Personuppgifterna lagras så länge det är nödvändigt för de ändamål för vilka de behandlas. Kontaktuppgifterna i registret granskas årligen. Personuppgifterna kan också uppdateras vid behov, till exempel på den registrerades begäran. Personuppgifterna raderas om de personuppgiftsansvariga inte längre har någon rättslig grund för behandlingen enligt den allmänna dataskyddsförordningen.

11. Datasäkerhet

Uppgifterna i registret lagras i Gruppo Oy:s system, som skyddas med användarnamn och lösenord. De personuppgiftsansvariga säkerställer att de lagrade uppgifterna och annan information som är kritisk för personuppgifternas säkerhet behandlas konfidentiellt och endast av anställda vars arbetsuppgifter kräver tillgång till sådan information.

12. Rätt till tillgång och rättelse av personuppgifter

Varje person som ingår i registret har rätt att få tillgång till sina personuppgifter som lagrats i registret samt att begära rättelse av felaktiga uppgifter eller komplettering av ofullständiga uppgifter. Om en registrerad vill få tillgång till sina personuppgifter eller begära rättelse av dem ska begäran lämnas skriftligen till den personuppgiftsansvarige. Den personuppgiftsansvarige kan vid behov be den som lämnar begäran att styrka sin identitet. Den personuppgiftsansvarige besvarar begäran inom de tidsfrister som anges i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Alla förfrågningar och begäranden som gäller denna dataskyddsbeskrivning ska lämnas skriftligen eller personligen till den kontaktperson som anges i avsnitt 2.

13. Övriga rättigheter i samband med behandlingen av personuppgifter

Personer som ingår i registret har rätt att begära att deras personuppgifter raderas ur registret. De registrerade har också andra rättigheter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning, såsom rätten att under vissa omständigheter begränsa behandlingen av sina personuppgifter. Begäranden ska lämnas skriftligen till den personuppgiftsansvarige. Den personuppgiftsansvarige kan vid behov be den som lämnar begäran att styrka sin identitet. Den personuppgiftsansvarige besvarar begäran inom de tidsfrister som anges i EU:s allmänna dataskyddsförordning.

14. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Eventuella ändringar i denna dataskyddsbeskrivning dokumenteras med datum för ändringen. Väsentliga ändringar meddelas på de personuppgiftsansvarigas webbplatser.