Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016 12-22) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) tapahtumarekisteristä.

Laatimispäivä 18.8.2022. Päivitetty 11.3.2026.

1. Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
Y-tunnus: 0524704-5

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Viestintäsuunnittelija Elina Suominen
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
tsv(at)tsv.fi
(09) 228 69 225

3. Käsittelijä

Gruppo oy
Y-tunnus: 2190176-4
Laivurinkatu 37
00150 Helsinki

4. Rekisterin nimi

Tieteellisten seurain valtuuskunnan tapahtumarekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tapahtumien järjestäminen ja kehittäminen sekä tapahtumasta viestiminen.

Tapahtuman järjestäjän ja tapahtumassa esiintyvän tietoja voidaan käyttää tapahtumaviestinnässä siltä osin, kuin tietoja annettaessa on sovittu. Tapahtumaviestinnässä voidaan käyttää tapahtumajärjestäjän tai esiintyjän nimeä, titteliä, organisaatiotietoja ja viestintää varten annettuja materiaaleja kuten valokuvaa.

(Kohtaa täydennetty tapahtuman järjestäjän ja esiintyjien osalta 11.3.2026)

6. Käsiteltävät tiedot

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

Tapahtumaan ilmoittautuva:

• Ilmoittautujan tai tapahtumajärjestäjän nimi ja titteli
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Organisaatio
• Osallistujatiedot kuten erityisruokavaliot

Tapahtumajärjestäjä tai tapahtumassa esiintyvä: 

• Tapahtumajärjestäjän tai tapahtumassa esiintyvän nimi ja titteli 
• Sähköpostiosoite 
• Puhelinnumero 
• Muut mahdolliset yhteystiedot 
• Organisaatio 
• Esiintyjän tai tapahtumajärjestäjän valokuva ja valokuvaan liittyvät tiedot (kuten kuvaajan nimi ja muut kuvan alkuperään liittyvät tiedot, kuvaoikeudet) 
• Muut mahdolliset esiintymiseen tai tapahtuman järjestämiseen sekä tapahtumaviestintään liittyvät tiedot kuten erityisruokavaliot, tiedot korvattavista kuluista (esim. matkustustiedot) ja tutkijaprofiilin verkko-osoite 

(Kohtaa päivitetty 28.1.2026 ja 11.3.2026)

7. Tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä. 

8. Tietojen siirto muihin palveluihin

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei siirretä muihin palveluihin.

9. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa tapahtuman järjestämiseen osallistuville kumppaneillemme sekä mahdollisten työpajojen järjestäjille. Voimme luovuttaa tiedon erityisruokavaliosta catering-palveluiden tuottajille. Huolehdimme, että kumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä.

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Tietojen suojaaminen ja säilytysaika

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilötietoja säilytetään korkeintaan kuukausi tapahtuman jälkeen. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, jos sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

12. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.