Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016 12-22) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) asiantuntijatapahtumien kävijäseurantarekisteristä.

Laatimispäivä 16.5.2025.

1. Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
Y tunnus: 0524704 5

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Vastaava tapahtumatuottaja Mandi Vermilä
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
mandi.vermila(at)tsv.fi
044 346 9492

3. Käsittelijä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
Y tunnus: 0524704 5

4. Rekisterin nimi

Tieteellisten seurain valtuuskunnan asiantuntijatapahtumien kävijäseurantarekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiantuntijatapahtumien kävijäseuranta. Seurannalla selvitetään, tavoittavatko tapahtumamme sidosryhmät. Seurannan tuloksia käytetään tapahtumien kehittämistyöhön.

6. Käsiteltävät tiedot

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• Asiantuntijatapahtuma, johon henkilö on ilmoittautunut
• Ilmoittautuneen nimi
• Ilmoittautuneen organisaatio
• Ilmoittautuneen titteli

TSV:n eri asiantuntijatapahtumien tietoja voidaan vertailla toisiinsa.

7. Tietolähteet

Suostumus siirtää ilmoittautumistiedot rekisteriin saadaan rekisteröidyiltä itseltään tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä.

8. Tietojen siirto muihin palveluihin

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei siirretä muihin palveluihin.

9. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta eteenpäin. Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Tietojen suojaaminen ja säilytysaika

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, jotka työssään osallistuvat asiantuntijatapahtumien ja tapahtumaviestinnän kehittämiseen. Järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilötietoja säilytetään korkeintaan kolme vuotta tapahtuman jälkeen. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, jos sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

12. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.