Detta är ett informationsdokument för den registrerade om Vetenskapliga samfundens delegations evenemangsfeedback i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 679/2016 12-22). Upprättad 20.8.2025.

1. Personuppgiftsansvarig

Vetenskapliga samfundens delegation
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
tsv(at)tsv.fi
tfn 09 228 691

2. Kontaktpersoner i registerärenden

Ansvarig evenemangsproducent Mandi Vermilä
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
mandi.vermila(at)tsv.fi
tfn +358 9 228 6 9 221

3. Registrets namn

Vetenskapliga samfundens delegations register för evenemangsfeedback

4. Syfte med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Grunden för behandlingen av personuppgifter i registret är samtycke. Syftet med behandlingen av personuppgifter är att svara på den feedback som ges när kunden så önskar.

5. Uppgifter som behandlas

Registret innehåller information relaterad till den givna feedbacken. För all feedback där kunden har önskat få svar och för detta lämnat sina kontaktuppgifter innehåller registret en e-postadress.

6. Informationskällor

Uppgifterna i registret fås från de registrerade själva i samband med att de ger feedback.

7. Överföring och utlämnande av uppgifter samt överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Om evenemanget utöver Vetenskapliga samfundens delegation har haft andra arrangörer och feedbacken gäller även dessa andra arrangörer, kan responsen förmedlas anonymt även till de andra arrangörerna. Om det krävs att en annan organisatör behandlar och svarar på responsen, kan också e-postadressen till den som begärt svar på sin feedback förmedlas till andra organisatörer.

Uppgifter som lagrats i registret överförs inte till andra tjänster och uppgifterna överförs inte av den personuppgiftsansvariga utanför EU eller EES.

8. Skydd av personuppgifter och förvaringstid

Endast de anställda som har rätt att i sitt arbete behandla personuppgifter har tillgång till de system som innehåller personuppgifter. Systemen är skyddade med användarnamn och lösenord. Personuppgifter förvaras så länge som det är nödvändigt för det ändamål för vilket de samlats in, alltså tills ärendet är avslutat med kunden. Den personuppgiftsansvariga ska på eget initiativ eller på begäran av den registrerade rätta, radera eller komplettera personuppgifter i registret som är felaktiga, onödiga, ofullständiga eller föråldrade med tanke på ändamålet med behandlingen.

9. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att granska sina uppgifter som sparats i personregistret och kräva att felaktiga uppgifter korrigeras eller raderas, om det finns lagliga grunder för detta. Den registrerade har också rätt att återta eller ändra sitt samtycke. Alla kontakter och förfrågningar som gäller denna dataskyddsbeskrivning ska framföras skriftligen eller personligen till de kontaktpersoner som anges i punkt två (2).

10. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Om denna dataskyddsbeskrivning ändras markeras ändringarna i beskrivningen med datum. Om ändringarna är betydande rapporteras de på den personuppgiftsansvarigas webbplats.