Tervetuloa uudistuneille verkkosivuillemme! Kerro meille, miten uudet sivut toimivat. Kyselyyn vastaaminen vie vain muutaman minuutin. Vastaa kyselyyn.
1. Rekisterinpitäjä
Tieteellisten seurain valtuuskunta (TSV)
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
Y-tunnus: 0524704–5
2. Yhteyshenkilö
Tietojasuojatiimi
tietosuoja [at] tsv.fi (tietosuoja[at]tsv[dot]fi)
3. Käsittelijä
Henkilötietoja kerätään LimeSurveyn avulla ja niitä voidaan tallentaa Gruppoon.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa tapahtuman järjestämiseen osallistuville yhteistyökumppaneille siltä osin kuin se on tarpeen tapahtuman toteuttamiseksi. Yhteistyökumppanimme käsittelevät henkilötietoja TSV:n lukuun. Tapahtumien järjestämisen yhteydessä voidaan käsitellä erityisruokavalioita koskevia tietoja siten, ettei yksittäistä henkilöä voida tunnistaa (esimerkiksi koosteena osallistujien määristä).
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelemme henkilötietoja TSV:n tapahtumien järjestämiseen, osallistujahallintaan, tapahtumaviestintään sekä tapahtumien suunnitteluun ja kehittämiseen.
4.1 Tapahtumien osallistujat
Käsittelemme osallistujien henkilötietoja ilmoittautumisten vastaanottamiseen, osallistumisen järjestämiseen ja tapahtumiin liittyvään viestintään.
Lisäksi voimme käyttää asiantuntijatapahtumien osallistujatietoja kävijäseurantaan. Seurannan avulla selvitämme, miten tapahtumamme tavoittavat eri sidosryhmiä. Voimme vertailla eri tapahtumien osallistujatietoja tapahtumien suunnittelun ja kehittämisen tueksi.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on suostumus.
4.2 Tapahtumien järjestäjät ja esiintyjät
Käsittelemme tapahtumien järjestäjien ja esiintyjien henkilötietoja tapahtumien suunnitteluun ja toteuttamiseen, yhteydenpitoon sekä tapahtumaviestintään.
Tapahtumaviestinnässä voimme käyttää järjestäjien ja esiintyjien nimiä, tehtävänimikkeitä, organisaatiotietoja ja valokuvia sekä muita viestintää varten toimitettuja materiaaleja sovittujen käyttöehtojen mukaisesti.
Henkilötietojen käsittely voi perustua sopimukseen tai sen valmisteluun, oikeutettuun etuun tai suostumukseen käsittelyn tarkoituksen mukaan.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Alla on lueteltu, mitä tietoja rekisteriin voidaan tallentaa.
5.1 Tapahtumien osallistujat
Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja:
- nimi ja tehtävänimike
- sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- organisaatio
- tapahtuma, johon henkilö on ilmoittautunut
- osallistumiseen liittyvät tiedot, kuten erityisruokavaliot ja muut tarpeelliset järjestelytiedot.
5.2 Tapahtumien järjestäjät ja esiintyjät
Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja:
- nimi ja tehtävänimike
- sähköpostiosoite, puhelinnumero ja muut tarpeelliset yhteystiedot
- organisaatio
- valokuva ja siihen liittyvät tiedot, kuten kuvaajan nimi ja kuvan käyttöoikeudet
- esiintymiseen, tapahtuman järjestämiseen ja tapahtumaviestintään liittyvät tiedot
- mahdolliset palkkioihin ja kulukorvauksiin liittyvät tiedot
- erityisruokavaliot ja muut tarpeelliset järjestelytiedot.
6. Tietolähteet
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä tai muussa asioinnissa. Pääasiallisena kanavana tietojen luovutukseen ja päivitykseen toimii Limesurvey-palvelun ilmoittautumislomake.
Palautteen antamisen yhteydessä rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.
7. Tietojen luovuttaminen ja henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman laillista perustetta.
TSV voi käyttää tapahtumien järjestämisessä ulkopuolisia palveluntarjoajia, kuten ilmoittautumisjärjestelmiä ja teknisiä palveluja, jotka käsittelevät henkilötietoja TSV:n lukuun. Voimme luovuttaa tiedon erityisruokavaliosta catering-palveluiden tuottajille. Huolehdimme, että kumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä.
8. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään korkeintaan kuukausi tapahtuman jälkeen. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.
Tietoja säilytetään ja käytetään seuraavan samankaltaisen tapahtuman markkinointiin, mikäli rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa.
10. Henkilötietojen suojaaminen
Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- tarkastaa omat tietonsa
- pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista
- rajoittaa tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä
- peruuttaa antamansa suostumus (siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen)
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjälle kirjallisesti.
12. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.