Tieteellisten konferenssien ja seminaarien avustus

Mihin avustusta voi saada?

Avustusta voidaan myöntää voittoa tavoittelemattomien kansainvälisten konferenssien sekä sellaisten kansallisten tieteellisten seminaarien järjestämiseen, joissa on ulkomaisia puhujia.

Avustusta voidaan myöntää esimerkiksi:

• ulkomailla asuvien, konferenssin kannalta merkittävien esiintyjien matkakuluihin
• konferenssin järjestämisestä aiheutuviin tila- ja teknisiin kuluihin
• sihteeristö- ja konferenssitoimistokuluihin
• viestintäkuluihin

Etusijalla ovat kansainvälisten tieteellisten järjestöjen säännöllisesti järjestämät konferenssit, jotka järjestetään vuorovuosin eri maissa ja joiden järjestämisvastuu on kyseisellä kerralla suomalaisella toimijalla. Avustusta voidaan myöntää myös Suomen kulttuuri- ja tiedeinstituuttien yhteydessä järjestettäviin tapahtumiin.

Rahoituksen ehdot

Avustus on tarkoitettu osaksi tapahtuman rahoitusta. Järjestäjän tulee kattaa merkittävä osa tapahtuman kustannuksista muulla rahoituksella, kuten osallistumismaksuilla tai omalla rahoituksellaan.

TSV:n avustus voi olla enintään 30 % tapahtuman kokonaiskuluista. Kaiken julkisen rahoituksen yhteismäärä ei saa ylittää 30 prosenttia tapahtuman kokonaisrahoituksesta. Julkiseksi rahoitukseksi lasketaan esimerkiksi Suomen Akatemian ja Euroopan unionin rahoitus.

Hakukelpoisuus

Hakijan tulee olla luonnollinen henkilö. TSV:n jäsenyys ei ole avustuksen saamisen edellytys.

Avustusta ei myönnetä seuraaviin tarkoituksiin:​

• Kansalliset seminaarit ilman ulkomaisia puhujia​​
• Tutkimushankkeiden sisäiset työseminaarit​​
• Kansainvälisten järjestöjen vuosikokoukset​​
• Kansainvälisten tutkimushankkeiden valmistelukokoukset​​
• Ulkomailla järjestettävät konferenssit​​
• Tutkijakoulutuskurssit ja kesäkoulut​​
• Tapahtumat, joiden ohjelma tai puhujat eivät ole vielä tiedossa​​
• Tapahtumat, joihin voi osallistua vain kutsusta​​
• Tapahtumat, jotka ovat jo päättyneet päätöksentekohetkellä​

Näin haet avustusta

Tee avustushakemus sähköisessä avustushakujärjestelmässä.​​ Luo ensin käyttäjätili avustushakujärjestelmään ja kirjaudu sen jälkeen palveluun.

Kirjaudu avustushakujärjestelmään

Tiedot kansainvälisistä esiintyjistä

Jos haet avustusta esiintyjien matkakuluihin, toimita kustakin esiintyjästä:

• nimi
• taustaorganisaatio tai affiliaatio
• tehtävä konferenssissa tai seminaarissa
• CV, josta käyvät ilmi esiintyjän tieteelliset ansiot.

Näiden tietojen perusteella arvioimme tapahtuman tieteellistä tasoa sekä esiintyjien merkitystä tapahtuman ohjelmalle.

Hakemuksen liitteet

Toimita lisäksi liitteinä:

1. konferenssin alustava ohjelma
2. huolellisesti laadittu kokonaisbudjetti, josta ilmenevät kaikki menot ja tulot. Budjetin on oltava tasapainossa ja omarahoitusosuuden riittävä.

Avustuksen käytön raportointi

Jos avustus myönnetään, sen käytöstä tulee tehdä tiliselvitys. Tiliselvityksen avulla osoitat, että avustus on käytetty myöntöpäätöksen mukaisesti ja että tapahtuman toteutuneet tulot ja menot vastaavat hyväksyttyä budjettia.

Ennen tiliselvityslomakkeen täyttämistä, varmista seuraavat asiat:​

• toteutuneet kulut eivät jää olennaisesti pienemmiksi kuin hakemuksessa esitetyt kulut. Jos kulut ovat kuitenkin jääneet pienemmiksi, saat palautuslaskun tiliselvityksen tarkastamisen jälkeen.​
• myönnetty avustus ei ylitä 30 % toteutuneista kokonaiskuluista.

Siirry tekemään tiliselvitys

Toimita tiliselvitys määräajassa​​

Täytä sähköinen tiliselvityslomake viimeistään kuuden kuukauden kuluessa konferenssin päättymisestä.​​

Liitä tarvittavat asiakirjat tiliselvitykseen​​

Seuraa konferenssin tuloja ja menoja kirjanpidossa omalla kustannuspaikallaan, jotta voit todentaa tiliselvityksessä ilmoitetut tiedot.​

Liitä tiliselvitykseen:

• allekirjoitettu kustannuspaikkaraportti konferenssin kaikista toteutuneista tuloista ja menoista tai vastaava kirjanpidon tosite​​
• toteutunut ohjelma​​

Hyväksyttävät kustannukset

Käytä valtionavustusta ainoastaan myöntöpäätöksessä määriteltyihin käyttökohteisiin.​​ Älä sisällytä kustannuksiin laskennallisia eriä, jotka eivät perustu toteutuneisiin menoihin.​​

Hyväksy arvonlisävero kustannukseksi vain silloin, kun se jää lopullisesti maksettavaksi. Jos voit vähentää arvonlisäveron verotuksessa, ilmoita kustannukset ilman arvonlisäveroa.​​

Huomioi budjetin toteutuminen ja mahdollinen palautus​​

Laadi tapahtuman budjetti ja seuraa toteutumaa siten, että tulot ja menot pysyvät tasapainossa.​​ Avustus on tarkoitettu kattamaan osa tapahtuman toteutuneista kustannuksista. Jos tapahtuman toteutuneet kustannukset jäävät selvästi pienemmiksi kuin hakemuksessa arvioitiin, osa avustuksesta voidaan periä takaisin. Tällöin TSV laskuttaa ylijäämästä sen osuuden, joka vastaa myönnettyä avustusta.

Tarvitsetko apua?

Hakemuksen sisältöön liittyvissä kysymyksissä ota yhteyttä avustukset [at] tsv.fi (avustukset[at]tsv[dot]fi)

Hakujärjestelmää koskevissa teknisissä kysymyksissä saat apua osoitteesta tuki [at] tsv.fi (tuki[at]tsv[dot]fi)

Yhteystietoihin, laskutukseen ja hallintoon liittyvät viestit voit laittaa osoitteeseen taloushallinto [at] tsv.fi (taloushallinto[at]tsv[dot]fi)