Aikakausjulkaisun erittelylomakkeen täyttöohje

Julkaisutiedot

Täytä jokaisesta tieteellisestä lehdestä tai vuosikirjasta oma erittelylomake. Merkitse Julkaisusarjan nimi -kenttään sarjan nimi. Älä merkitse kenttään yksittäisen osan numeroa tai vuosikertaa.

Jos julkaisusarjalla on sekä painettu versio että verkkoversio, valitse lomakkeelta molemmat julkaisumuodot ja täytä kummankin version tiedot. Avoimesti luettava verkkojulkaisu on kaikkien käytettävissä maksutta julkaisun verkkosivulla. Tilauspohjainen verkkojulkaisu on käytettävissä lisensoidussa verkkopalvelussa.

Ilmoita vuosikerran artikkelimääränä ainoastaan vertaisarvioitujen artikkelien määrä. Älä laske mukaan katsauksia, kirja-arvosteluja tai muita vastaavia sisältöjä. Jos lehti tai vuosikirja ilmestyy vain joka toinen vuosi, ilmoita tiedot niiltä vuosilta, joina se ilmestyy.

Avoimen saatavuuden edistäminen

Valitse lomakkeelta kaikki julkaisuun sopivat avoimen saatavuuden toteuttamistavat. Jos koko julkaisu avataan verkossa viiveellä tai rinnakkaistallentaminen sallitaan vasta viiveen jälkeen, ilmoita viiveen eli embargoajan pituus kuukausina.

Ilmoita myös julkaisun tilanne Open Policy Finder -palvelussa valitsemalla lomakkeelta julkaisua vastaava vaihtoehto. Rinnakkaistallentamista, sallittuja lisenssejä ja embargoaikoja koskevat vaatimukset löydät aikakausjulkaisujen arviointikriteereistä.

Tutustu aikakausjulkaisujen arviointikriteereihin

Asiantuntijamenettely

Jos sarja käyttää TSV:n vertaisarviointitunnusta, valitse lomakkeelta vaihtoehto Sarja käyttää vertaisarviointitunnusta. Jos sarja ei käytä tunnusta, kuvaa lomakkeella käytössä oleva arviointimenettely sanallisesti, esimerkiksi ”kahden asiantuntijan sokkoarviointi”.

Painetun julkaisun jakelu ja painosmäärä

Ilmoita painetun julkaisun jakelua ja painosmäärää koskevat tiedot yhden ilmestyneen numeron perusteella. Jos painosmäärä vaihtelee julkaisun eri numeroissa, ilmoita niiden keskimääräinen painosmäärä. Erittele painosmäärä lomakkeella jäsentilauksiin, kotimaisiin ja ulkomaisiin vuositilauksiin, julkaisuvaihtoon, muihin vapaakappaleisiin sekä irtonumeromyyntiin ja varastoon jääviin kappaleisiin.

Täytä painosmäärää koskevat kentät ainoastaan numeroilla, älä käytä tuhaterotinta. Kirjoita esimerkiksi 2500, ei 2 500. Jos painoksesta jää yli 50 kappaletta irtonumeromyyntiin ja varastoon, perustele painoksen suuruus lomakkeen lisäselvityskentässä.

Täytä myös kaikki tilaushintoja koskevat kentät. Jos jotakin lomakkeella kysyttyä tilaushintaa ei ole, merkitse kyseiseen kenttään 0.

Verkkojulkaisun käyttötiedot

Ilmoita verkkojulkaisun lukukerrat tai tilaukset lomakkeella kysytyltä ajalta. Kerro myös, mihin ilmoittamasi luku perustuu.

Tuotot ja kulut

Ilmoita julkaisusarjan tuotot ja kulut jokaiselta lomakkeella kysytyltä vuodelta. Edellisen vuoden tiedot perustuvat tilinpäätökseen. Kuluvan vuoden ja avustusvuoden tiedot ovat arvioita. Jos julkaisua ei ole ilmestynyt jonakin vuonna, kerro siitä lomakkeen lisätiedoissa.

Verkkolomake laskee tuottojen ja kulujen yhteissummat automaattisesti. Käytä rahamäärissä desimaalierottimena pilkkua. Älä käytä tuhaterotinta, kuten pistettä tai välilyöntiä, äläkä kirjoita kenttiin muita ylimääräisiä merkkejä.

Tuotot

Merkitse tilaus- ja myyntituottoihin julkaisusarjan kaikki kyseisen vuoden tilaus-, myynti- ja lisenssituotot. Ilmoita myös sarjan vanhempien osien myynnistä ja lisensoinnista kyseisenä vuonna saadut tuotot.

Jos jäsenet saavat julkaisun osana jäsenyyttään, merkitse jäsenmaksuista julkaisusarjalle kohdistuva osuus joko tilaus- ja myyntituottoihin tai muihin tuottoihin. Arvioi julkaisulle kohdistettava osuus sen perusteella, kuinka suuri merkitys julkaisulla on yhteisön jäsenille tarjoamissa palveluissa ja eduissa.

Merkitse edellisenä ja kuluvana vuonna saatu sekä nyt haettava valtionavustus lomakkeella niille varattuihin kohtiin. Ilmoita julkaisusarjan muut avustukset ja apurahat kohdassa Muut avustukset. Jos muu avustus koskee myös yhteisön muuta toimintaa tai jakautuu usealle vuodelle, merkitse lomakkeelle ainoastaan julkaisusarjalle ja kyseiselle vuodelle kuuluva osuus. Anna tarvittaessa tarkemmat tiedot selvityskentässä.

Kulut

Ilmoita lomakkeella julkaisutoimintaan kohdistuvat painatus- ja jakelukulut, verkkojulkaisun tuotantokulut, markkinointikulut, palkat ja palkkiot sivukuluineen sekä muut kulut.

Erittele palkat ja palkkiot niille tarkoitetussa selvityskentässä. Palkkakustannukset tulee pyydettäessä osoittaa työsuunnitelmalla, tuntikirjanpidolla tai muulla työaikaraportoinnilla. Kerro muiden kulujen sisällöstä niitä koskevassa selvityskentässä.

Yleishallinnon kustannukset

Julkaisutoiminnalle voidaan kohdentaa yhteisön yleishallinnosta aiheutuvia kustannuksia enintään 15 prosenttia avustetun toiminnan kokonaiskustannuksista. Yleiskustannusten tulee liittyä selkeästi ja perustellusti julkaisutoimintaan, vastata kustannusarviota, olla erikseen dokumentoituja ja perustua koko avustuksen käyttöajan samoihin laskentaperusteisiin.

Yleiskustannusten tulee perustua todellisiin ja toteutuneiksi osoitettaviin kuluihin. Julkaisutoiminnalle kohdennettujen yleiskustannusten tulee näkyä julkaisun kustannuspaikkaraportilla kirjanpidossa.

Yleiskustannuksia voivat olla esimerkiksi yleishallinnon henkilöstökulut, yhteisön ylimpien toimielinten kokouskulut, yleiset toimisto- ja tietoliikennekulut sekä tilintarkastuksen tai toiminnantarkastuksen kustannukset. Niihin voivat kuulua myös yleishallintoon liittyvät tietotekniikka- ja tietojärjestelmäkulut sekä ulkoistetun taloushallinnon palvelut siltä osin kuin ne liittyvät yhteisön yleistoimintaan.

Tarkista tuotot ja kulut

Avustusvuoden arvioitujen tuottojen ja kulujen loppusummien tulee olla yhtä suuret. Tarkista automaattisesti lasketut yhteissummat ennen erittelylomakkeen lähettämistä.

Jos julkaisusarjasta on tehty hakuvuonna tiliselvitys, käytä edellisen vuoden kohdalla tiliselvityksessä ilmoitettuja tuotto- ja kululukuja. Jos lukuja on korjattu tiliselvityksen käsittelyn yhteydessä, käytä korjattuja lukuja.

Hakijayhteisön tilinpäätöksessä julkaisutoiminnan tuottojen ja kulujen tulee olla erotettavissa yhteisön muusta toiminnasta. Jos yhteisöllä on useita julkaisusarjoja, niiden tuotot ja kulut tulee eritellä kirjanpidossa siten, että hakemuksessa ja tiliselvityksessä ilmoitetut luvut voidaan todentaa sarjakohtaisesti.

Muut julkaisijayhteisöt

Jos sarjaa julkaistaan yhdessä muiden yhteisöjen kanssa, ilmoita lomakkeella näiden yhteisöjen nimet ja kuvaa niiden rooli julkaisutoiminnassa. Kerro esimerkiksi, miten julkaisun tuotot ja kulut jakautuvat hakijan ja muiden julkaisijayhteisöjen kesken.

Perustelut ja lisätiedot

Kerro Hakemuksen perustelut ja lisätietoja -kentässä lyhyesti julkaisutoiminnasta ja avustuksen tarpeesta. Voit myös täydentää kentässä muualla erittelylomakkeella antamiasi tietoja.

Jos haet aiempaa suurempaa avustusta esimerkiksi julkaisusarjan kehittämishankkeen vuoksi, perustele korotuksen tarve tässä kentässä.

Hae julkaisuavustusta